Как руководить коллективом без опыта. Как организовать работу предприятия – 8 советов руководителю

Управление коллективом — на что стоит обратить внимание руководителю. В чем секрет эффективных деловых отношений начальника и подчиненных: 8 хороших советом как организовать работу предприятия.

Начальник и подчинённые: деловое общение руководителя

1. Отдавая распоряжение, руководитель должен опираться на собственный авторитет. В приказном тоне отдавать распоряжение можно лишь в экстренных ситуациях, когда необходимо решить проблему незамедлительно. При этом инициатива исполнителя подавляется и он, по сути, освобождается от ответственности. Он просто выполняет приказ.Эффективность труда снижается, если отдать приказ с угрозой наказания. Эффективным методом управления сотрудника является распоряжение в форме просьбы. Тогда сотрудник чувствует, что ему доверяют, хотят с ним сотрудничать и верят в его способности. Особенно, если поручение касается того, что ни входит в его обязанности. Эффективное управление сводится к тому, что сотрудников необходимо стимулировать, развивать их активность и давать возможность проявлять инициативу. Только в этом случае эффективность труда будет наиболее высокой.
2. В обязанности руководителя входит как наказание, так и поощрение, и мотивация сотрудников. Законодательством определены возможные санкции по отношению к сотрудникам, но сам руководитель не должен забывать об этикете. Даже наказывая, нужно постараться сохранить нормальные отношения в коллективе. 
3. Психологическое управление коллективом подразумевает способность руководителя правильно вести разговор с подчиненными. Прежде, чем начать говорить о проступке, необходимо успокоиться и начать беседу с достижений и успехов сотрудника. Разговор нужно вести в приватной обстановке, чтобы не создать внутригрупповой конфликт в коллективе. Желательно, чтобы руководитель объяснил подчиненному, чем он недоволен, привел факты нарушения и внимательно выслушал объяснения подчиненного. Закончить разговор нужно тем, что руководитель должен подчеркнуть сильные стороны сотрудника и вселить в него веру, что в дальнейшем у него все получится.
4. Система мотивации сотрудников в вопросе, как управлять коллективом, имеет огромное значение. Но даже поощрять сотрудников нужно уметь правильно. Материальная мотивация персонала должна выражаться в поощрении за успешно проделанную работу сразу после ее окончания. Эффективность конкретного незамедлительного поощрения намного выше, чем ожидание премии к концу месяца. Нематериальная мотивация сотрудников может нести большую ценность, чем материальная. К примеру, если руководитель публично похвалит сотрудника в присутствии коллег, уважение которых для него важно. Признание успеха подчиненного вовремя с правильно подобранными словами – отличная мотивация. Раньше часто практиковались в организациях вручение грамот, доски почета. Сейчас в некоторых государственных организациях такие методы управления коллективом остались, но новое поколение их уже не воспринимает всерьез.
5. В обязанности руководителя входит и увольнение сотрудников. Это достаточно болезненная процедура. Руководитель не должен извиняться, чтобы не давать лишнюю надежду подчиненному. Не стоит увольнять перед выходными или праздниками. Беседа должна занимать не более 20 минут, так как сотрудник, находясь в стрессовом состоянии, просто не сможет услышать подробные объяснения и причины его увольнения.

Отношение руководителя к подчиненным должно быть уважительным в любой ситуации. Лучше всего обращаться к сотрудникам на «Вы». Во время разговора с подчиненным, руководитель должен больше слушать, чем говорить. Задавать вопросы по поводу того, что думает сотрудник о качестве своей работы, что бы он улучшил, что он считает своими сильными сторонами. В процессе диалога с подчиненными, руководитель, умеющий слушать, может извлечь много полезной информации. В частности, как улучшить менеджмент персонала организации.

До недавнего времени функции менеджеров по персоналу выполняли линейные руководители. Достаточно было просто оформлять приказы об увольнении, зачислении на работу и повышении.

Сейчас этого недостаточно. Менеджеры по персоналу должны заниматься:

• подбором кадров
• развитием сотрудников
• мотивацией
• стимулированием труда

Менеджмент персонала помогает использовать все потенциальные возможности сотрудников для достижения целей организации. Но при этом обеспечивать нормальную психологически здоровую атмосферу в коллективе, следить за условиями труда.

Правила наказания или как правильно наказывать?

• Ни в коем случае не наказывать или критиковать человека без наличия подтвержденных данных нарушения.
• Если работа была выполнена плохо, нужно узнать, кто поручил ее сотруднику, как проводился контроль и определить степень ответственности сотрудника за некачественную работу. Ведь часто бывают ситуации, когда у человека просто не было нужных материалов, знаний или поддержки для выполнения работы.
• Руководитель должен уметь признавать свои ошибки.
• Необходимо поговорить с сотрудником и выяснить его мотивацию и причины нарушения.
• Никогда не критиковать сотрудника публично.
• Наказание должно зависеть от тяжести проступка. Причем, требования ко всем членам коллектива должны быть одинаковыми.

Основные задачи менеджмента персонала

1. Определять потребности сотрудников.
2. Помогать адаптироваться в новом коллективе.
3. Подбирать кадры.
4. Стимулировать заинтересованность в карьерном росте.
5. Разрабатывать правильную систему мотивации.
6. Способствовать развитию, как личностному, так и профессиональному.
7. Улаживать конфликты.

Законодательные нормы организации труда — СОУТ, СИЗ, медосмотры

Если производственные факторы на рабочих местах еще не оценили, начните процедуру по проведению специальной оценки условий труда. Ее проводят эксперты независимой аккредитованной организации, с которой работодатель заключает договор. Непосредственно в компании за организацию СОУТ отвечает комиссия, которую утверждают приказом по предприятию. Эксперты лаборатории делают исследования на рабочих местах предприятия и готовят отчет с рекомендациями для работодателя. Отчет отображает, какие вредные и опасные факторы присутствуют на рабочих местах организации (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», далее — Закон № 426-ФЗ).

Если СОУТ провели до вашего прихода в организацию, ознакомьтесь с результатами и используйте их в работе. Проверьте, нет ли необходимости провести внеплановую спецоценку из-за введения новых рабочих мест или по другим причинам из статьи 17 Закона № 426-ФЗ.

Предварительные и периодические медосмотры проводите на основании перечней вредных и опасных производственных факторов и видов работ (Перечни, утв. приказом Минздрава от 12.04.2011 № 302н; далее — Приказ № 302н). Вредные и опасные факторы на рабочем месте устанавливают по результатам спецоценки.

Если результатов СОУТ пока нет, можно определить производственные факторы с помощью эксплуатационной, технологической и другой документации на машины, механизмы, оборудование, сырье и материалы, которые применяют в организации при производственной деятельности.

Также проверьте, как на предприятии организовали работу со средствами индивидуальной защиты. Порядок выдачи, учета и хранения СИЗ определен Трудовым кодексом и Межотраслевыми правилами (утв. приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н).

Если в компании есть работы с вредными или опасными условиями труда, работы, которые выполняют в особых температурных условиях или которые связаны с загрязнением, обязательно контролируйте работу со средствами индивидуальной защиты в организации. Для этого в положении о СУОТ между должностными лицами организации распределите обязанности по закупке, хранению, выдаче и уходу за СИЗ.

Проведите в первое полугодие своей работы медосмотр, обучение по охране труда и спецоценку, во втором полугодии организуйте производственный контроль за санитарно-гигиеническими условиями. Также периодически проверяйте, чтобы работников обеспечивали СИЗ в полном объеме.

Как понять, что вам нужно сплочение команды

Руководителю необходимо приложить усилия, чтобы сплотить коллектив, когда:

• в команде собрались слишком разные люди, которые просто не могут сосуществовать вместе;
• работники не понимают, что делать, злятся и срываются друг на друга (причина: размытые задачи, отсутствие четкого распределения ролей);
• сотрудники “сидят на окладе” и не желают работать (нет системы мотивации);
• процветает дух соперничества (слишком жесткая мотивация).

Хороший руководитель знает, что для того, чтобы предприятие работало успешно, необходимо строить команду, и заниматься этим должен он сам, а не перекладывать эту задачу на своих заместителей.

Условия формирования сплоченной команды

Сплоченная команда может быть построена при следующих условиях:

• все члены имеют общие взгляды, ценности, мировоззрение;
• коллектив однороден по возрасту;
• в команде создана атмосфера общей психологической безопасности и принятия;
• руководитель является эффективным сотрудником и способен принять меры по сплочению;
• все работники охвачены активной, эмоционально насыщенной деятельностью, которая имеет значение для каждого.

Команда сплачивается также в процессе борьбы с соперниками (другим коллективом) за лучшие достижения.

Мотивация

Руководитель должен знать, как организовать работу коллектива таким образом, чтобы каждый работник был активен, заинтересован в достижении общего результата. Каждый сотрудник будет мотивирован и вовлечен в совместную деятельность, если осознает свою причастность. От мотивации зависит желание и увлечение совместной работой в команде. Определить уровень заинтересованности можно по показателю активности работника.

Целенаправленность

Целенаправленность предполагает общность интересов и стремление к общим результатам. Она зависит от того, насколько личные цели каждого сотрудника сопряжены с командными, дополняют ли они друг друга или, наоборот, противоречат. Уровень целенаправленности определяется степенью заинтересованности каждого члена команды в достижении общих целей. При этом каждый сотрудник должен быть направлен в своей деятельности на результат.

Структурированность

Структурированный коллектив – это команда, в которой каждый член четко знает свои обязанности, функции и ответственность. При решении сложных задач сотрудников можно легко разбить на группы. Также без труда решаются вопросы подстраховки, дублирования.

Целостность

То, насколько сотрудники взаимозависимы друг от друга, влияет на их общность и совместимость. Чтобы определить целостность коллектива, выясните, в каком соотношении находится индивидуальная и групповая деятельность.

Организованность

Коллектив, объединенный общей целью, собран и организован. Он легко организует свою деятельность в соответствии с планом. Такой командой легко управлять, так как каждый ее член пунктуален, исполнителен и самоорганизован.

При условии качественных управленческих решений, совместная работа на местах выполняется по установленному плану. Каждый работник отвечает за свой участок работы, беря на себя делегируемую степень ответственности.

Согласованность

Сплоченный дружный коллектив работает быстрее и эффективнее. Согласованность – это значит, что все действия гармоничны, и члены команды взаимодействуют между собой. Степень конфликтности низкая, так как управленческие решения устраняют противоречия и разобщенность.

Результативность

Только если каждый сотрудник заинтересован в деле, и весь коллектив работает слажено, можно достигнуть высоких результатов. В дружной команде каждый работник знает, что от результативности его деятельности зависит эффективность работы всего предприятия, поэтому будет качественно выполнять обязанности, беря ответственность за свой участок. В коллективе единомышленников все не просто ходят на работу, а работают на результат.

Методы, механизмы и условия формирования сплоченного коллектива

Методы сплочения коллектива:

• совещания, собрания, консилиумы, направленные на налаживание контакта между членами коллектива и формирование осознания целостности и единства команды;
• “круглые столы”, семинары для нахождения путей разрешения неурядиц в профессиональной деятельности;
• общая мотивация, которая дает возможность увеличить эффективность работы и позволяет ощутить командный дух (занятие общим проектом, в результате чего награжден весь коллектив, а не отдельный сотрудник);
• создание демократической структуры управления.

Формирование корпоративной культуры предприятия всегда приводит к тому, что коллектив компании объединяется вокруг общей цели и ценностей.

Создание хороших условий работы, проведение тренингов по развитию коллективного духа, корпоративные развлекательные мероприятия – все это способствует тому, что каждый работник, осознает себя ценным членом команды, которая приносит пользу.

Для того чтобы достичь эффективных результатов по сплочению коллектива, необходимо последовательно пройти несколько этапов.

Соберите информацию внутри команды.

В нашем менталитете сильно сопротивление переменам: все знают, что «новая метла по-новому метет», и эта фраза имеет скорее негативную окраску. Проще говоря, от нового руководства хорошего не ждут.

Чтобы снять общую тревожность, больше общайтесь с командой, знакомьтесь с коллегами. На первой неделе стоит организовать общую или индивидуальные встречи, чтобы почувствовать настроение коллектива и узнать, как обстоят дела, какие есть узкие места в работе.

Александр Савельев советует тщательно готовиться к этой встрече: составить список вопросов, изучить последние отчеты и регламенты. На самой встрече предоставьте слово собеседнику, делайте для себя пометки во время общения, чтобы ничего не забыть.

Пример из жизни. Когда Алексея назначили на должность директора по маркетингу, он был окрылен повышением и увлеченно стал разрабатывать планы. Он хотел запустить новую рекламную кампанию, замахивался на ребрендинг. Мотивированный, он работал сутками: бегал на презентации, назначал встречи с подрядчиками, приводил в офис журналистов. А команде все это было в новинку: люди не понимали, куда «летит» новый директор, почему всё нужно так срочно и главное, чем плохо было раньше.

Алексей старался быть открытым, но на вопросы у него почти никогда не хватало времени. Стоило начать разговор с ним, как ему звонили очередные партнеры, он извинялся и уходил. Коллективу были непонятны как личность начальника, так и «прилетающие» от него поручения. Вскоре ключевые сотрудники департамента начали увольняться один за другим.

Должностные инструкции и обязанности

Обратите внимание на наличие инструкций в вашей компании. Наличие инструкции позволяет снизить потери времени на выяснение вопросов возникающих у сотрудников. Правильно составленная инструкция выполняет часть работы руководителя.

Каждый сотрудник должен четко и до конца понимать, что входит в его обязанности. Не что входит в зону его ответственности, о чем шла речь выше, а именно какие его обязанности, какие конкретные задачи, работы и действия он должен решать и выполнять.

Еще он должен понимать, если есть такая специфика бизнеса, в какой ситуации как именно решать ту или иную задачу. Есть же такие задачи, которые в разных обстоятельствах могут выполняться по-разному. Вот это тоже должно быть прописано в должностной инструкции сотрудника. Конечно, индивидуальную инструкцию каждому конкретному работнику вы не напишете, но каждой должности в компании — да. Хотя зависит сколько у вас сотрудников и насколько они у вас разносторонние, с другой стороны…

Еще один немаловажный момент: старайтесь не привязывать ни один важный процесс только к одному человеку. Учите персонал взаимозаменяемости. И требуйте это в своем бизнесе. Это к тому, что уход одного человека не должен никак отразиться на вашем бизнесе. А это, к сожалению, в малом бизнесе бывает и нередко, когда слишком важные процессы в бизнесе умеет делать только одно лицо в компании. Быть уверенным на все 100% можно только в себе, помните. Да и по объективным причинам можно потерять ключевого сотрудника.

Познакомьтесь с другими руководителями

Плохие коммуникации с «соседями» могут создать большие проблемы в работе, а также дать повод для сомнений в вашей компетентности. Бизнес-тренер Людмила Городничева, партнер компании Right Solution, часто сталкивается с тем, что незрелые руководители не умеют выстраивать границы со смежными департаментами и, стараясь понравиться руководству, берут на себя непосильные задачи. Затем эти задачи падают на команду, и люди начинают возмущаться.

Лариса Филатова, руководитель дирекции по работе с персоналом ОЭЗ «Технополис «Москва», дополняет, что поток задач со стороны смежных департаментов может стать вариантом проверки новичка. Коллеги прощупывают навыки взаимодействия и неформальной коммуникации.

Она советует обсудить с непосредственным руководителем круг обязанностей и ответственности. Если от соседей летят задачи, которые кажутся явно не вашими, то спросите прямо, с чем это связано. Вполне возможно, в компании так принято работать или коллегам действительно нужна помощь здесь и сейчас. Если все-таки это попытка создать для вас невыносимые условия работы (что маловероятно) или проверить вас на прочность, то имеет смысл обратиться к вашему руководителю с просьбой помочь разобраться в каналах взаимодействия и правилах игры.

Признавайте и поощряйте

Согласно недавнему опросу, признанные сотрудники — это довольные сотрудники. А довольные сотрудники лучше справляются со своей работой (если вам интересно, вы можете узнать больше здесь). Если вы хотите более счастливую и сильную команду, признание является ключевым моментом, но это не относится к денежному вознаграждению.

Вот несколько способов, которыми сотрудники хотят быть признанными и вознагражденными:

• Электронные письма компании или всей команды с признанием отдельных лиц / команд
• Личное признание и благодарность
• Промо акции
• Бонусы
• Дополнительные дни отпуска

Ключевой факт: 83% сотрудников, которые работали в компании с программой признания, заявили, что довольны своей работой. Такие инструменты, как Bonusly, упрощают эту задачу.

Проявите благодарность

Насколько вы благодарны? Опрос 2000 человек показал, что люди реже выражают благодарность на работе, чем в любом другом месте. Фактически, 60% этих людей заявили, что они «либо никогда не выражают благодарности на работе, либо делают это, возможно, раз в год».

Поэтому довольно удивительно обнаружить, что люди действительно хотят, чтобы их благодарили. 70% опрошенных людей чувствовали бы себя лучше, если бы их начальник был более благодарен, а 81% работал бы усерднее. Доказано, что благодарность приводит к повышению чувства собственного достоинства и доверия на рабочем месте.

Итак, что дальше? Начни произносить эти волшебные слова! Будьте благодарны за большие и маленькие вещи, которые ваши коллеги приносят к столу каждый день. (Не переусердствуйте. Важно, чтобы ваша благодарность была искренней и своевременной. Думайте о качестве, а не о количестве.)

Сосредоточьтесь на сильных сторонах

Сосредоточение внимания на слабых сторонах членов вашей команды может серьезно повлиять на вовлеченность и, как следствие, снизить продуктивность команды. Согласно исследованию Gallup, у сотрудников, которые используют свои сильные стороны каждый день, вероятность того, что они будут заняты своей работой, в шесть раз выше.

Все разные — у нас разные сильные стороны, страсти и слабости. Один из краеугольных камней хорошего руководителя группы — это сосредоточение внимания на сильных сторонах отдельных лиц и объединение команды людей, обладающих совокупным набором навыков для выполнения работы. Пока каждый вносит свой вклад, привнося в команду свои сильные навыки, не следует останавливаться на их слабостях.

Ключевой факт: команды, которые ежедневно фокусируются на сильных сторонах, имеют на 12,5% более высокую производительность.

Грамотно отдавайте распоряжения в компании

Все распоряжения отдаваемые руководителем должны быть письменно зафиксированы и содержать достаточно полную информацию о том, что, когда и кем должно быть выполнено. Если распоряжение уже не актуально, то руководитель обязан быстро отменить его. Необходимо стремится к тому, чтобы распоряжения вовремя выполнялись и тогда легче будет добиться их исполнения в будущем.

Повышайте ответственность сотрудников

Добивайтесь, чтобы подчиненные сами находили решения поставленных им задач. Если подчиненный приходит к руководителю с вопросом в отношении своей области деятельности, то руководителю необходимо требовать от него сначала собственных предложений, а потом уже самому, еслу нужно подключаться в работу. Никогда не берите на себя решения вопросов, которые были возложены на сотрудников. Добивайтесь того, чтобы он предлагал своё решение вопроса, которое вы можете вместе обсудить.Если руководитель действует таким образом, то очень быстро растёт уровень ответственности подчиненых ему людей. Со временем подчиненные поймут, что вам на стол можно приносить, только предложения, а не проблемы.

Не спешите с критикой

Многие руководители стремятся быстрее проявить себя на новом месте и демонстративно ломают старое. Татьяна Долякова, основатель кадрового агентства ProPersonnel, отмечает, что российские менеджеры любят сразу применять жесткие меры: кого-то увольняют, вводят штрафы, подчеркнуто обесценивают опыт предшественника, пересматривают мотивацию персонала и тем самым, вместо того чтобы обрести в коллективе искренних союзников, демотивируют людей.

Действуйте постепенно. Сначала внимательно изучите, как всё устроено. Меняйте только то, в чем объективно назрели скорейшие перемены, и обязательно объясняйте коллективу, почему и зачем вы это меняете. Поддерживайте и развивайте дальше то, что и так дает хорошие результаты. Первое время воздержитесь от перемен только ради экспериментов или ради того, чтобы показать, на что вы способны, иначе получите обратный эффект. И не ломайте то, что работает хорошо, только потому, что это построили еще до вас. Во-первых, это неэффективный менеджмент, во-вторых, вы вызовете большой негатив у команды — ведь они тоже принимали активное участие в создании существующей системы.

Иногда рвением к переменам можно испортить отношения не только с командой, но с руководством.

Карьерный консультант Оксана Дебольская вспоминает кейс из своей практики: к ней обратился молодой человек, получивший долгожданное назначение на позицию начальника отдела. Приняв дела, он начал яростно критиковать работу своего предшественника. При этом он часто употреблял «мы», «нас», имея в виду коллектив отдела. Он не учитывал, что некоторые решения предыдущего руководителя исходили из политики вышестоящего начальства. Получалось, что тем самым он активно критиковал и свое нынешнее руководство. В итоге его быстро заменили более сдержанным руководителям.

Не теряйте границы

Безусловно, с командой важно наладить хорошие отношения, но важно и не перейти грань, за которой подчиненные начнут вами манипулировать и относиться к вам панибратски. Это ложная дружба, она не гарантирует того, что коллектив поддержит вас в сложной ситуации. Наоборот, привыкнув к свободе, они могут постоянно манипулировать вами.

Оксана Дебольская рассказала, с какими трудностями столкнулась одна ее клиентка, став начальницей в новом коллективе. Она была ответственной, умной, профессиональной, но слишком демократичной. От нее ожидали стандартных действий руководителя в отношении коллектива — контроля за дисциплиной, качеством работы, организации четкого командного взаимодействия с другими подразделениями. А она действовала слишком мягко, упрашивала, уговаривала, обещала поблажки в виде отгулов и премий там, где не требовалось никаких сверхусилий, а надо было просто хорошо сделать свою работу. В результате ее команда видела в ней «своего парня», а не начальника.

Факторы, о которых следует помнить на этапе формирования команды

На этапе формирования команды руководитель должен:

• оперативно реагировать на изменения, так как они происходят быстро;
• выстроить коммуникации;
• распределить функции и ответственность;
• наладить контроль;
• разработать систему мотивации.

Дружный коллектив на работе нужно не просто сформировать, но и удержать. Руководитель должен постоянно над этим работать. Команда не сформируется за несколько дней, стилем работы компании должен стать совместный труд.

Рекомендации для руководителя

Если вы, как лидер, желаете сплотить своих сотрудников, прислушайтесь к советам психологов:

• делитесь с коллективом своими победами и неудачами;
• обращайте внимание на мнение сотрудников;
• демонстрируйте внимание к работникам (необходимо знать домашние трудности подчиненных и проявлять участие);
• создавайте и поддерживайте ощущение командного духа.

Коллектив создается из разных личностей, и каждая имеет свои амбиции и потенциал. Самая деловая часть коллектива должна быть всегда в поле зрения руководителя, чтобы различия не стали причинами несогласованности и разлада.

Как организовать работу сотрудников?

Для этого нужно организовать следующее:

• Единая система и порядок взаимодействий и коммуникаций;
• Организация производственного процесса;
• Система стандартов качества работы;
• Стандарты и правила работы;
• Должностные инструкции и обязанности;
• Инструкции, регламенты, чек-листы и образцы для работы.

Единая система и порядок взаимодействий в компании

Речь о том, чтобы у Вас была разработана единая система связи и общения между сотрудниками. Я не говорю о том, что у вас обязательно должно быть какое-то IT решение данного вопроса, т. е. платформа, где ваши сотрудники будут взаимодействовать и решать задачи бизнеса, хотя это и очень желательно, на самом деле. Есть много готовых решений т. н. «таск-менеджеров», систем для управления проектами и т. п., и настоятельно рекомендую ими пользоваться.

Но важнее другое, и я говорю больше о другом. О том, чтобы эта система взаимодействия в бизнесе была организованной, понятной, логичной. Чтобы не один сотрудник второму звонил по телефону, он третьему писал в мессенджере или в соцсети (или вообще забыл), а он следующему писал на электронную почту — теряя нить событий в итоге. У вас должен быть единый порядок взаимодействия между сотрудниками, и пусть он включает несколько каналов, это нормально. Единая система, в которой всем участникам конкретного бизнес-процесса все, касательно этого бизнес-процесса или проекта становится известным одновременно. Единый порядок, в котором каждый знает, где искать нужную информацию (еще раз, это не обязательно должно быть в одном только месте, но как минимум каждый должен знать, что мне напишут либо тут, либо там).

Повторюсь, я рекомендую для постановки задач и управления проектами использовать готовые онлайн-системы, но нужно понимать, что не это само по себе решит вопрос организации взаимодействия в бизнесе между сотрудниками, а то, как вы организуете эту систему и наведете порядок у себя.

Что может понадобиться сделать, чтобы организовать работу и взаимодействия сотрудников?

• выяснить точки взаимодействия между сотрудниками и проработать схему совместной работы;
• выработать единый порядок и места коммуникаций между ними;
• выбрать механизм и платформу управления задачами;
• создать шаблоны задач (для стандартных задач);
• оценить необходимые ресурсы (новые сотрудники, аутсорс, сервисы);
• организовать контроль и ведение отчетности по работам;
• проработать схему проведения еженедельных и ежемесячных разборов;
• сделать схему и чек-лист планерок (ежедневных, еженедельных, ежемесячных — в общем, какие есть :-).
• разработать форму ежемесячного учета работ по сотрудникам и по проектам;
• и т. д., список не исчерпывающий.

Организация производственного процесса в бизнесе

Давайте сразу обозначу, что речь не идет о производстве какого-то товара в узком понимании этого слова. Идет речь о производственном процессе в вашем бизнесе, в том плане, что есть некая цепь действий или работ, которая в итоге заканчивается неким результатом.

Вы оказываете какую-то услугу или продаете какие-то товары. Чтобы оказать эту услугу, вы должны получить заявку от клиента, обработать ее, заключить сделку, выполнить работы по услуге (это особенно!), проконтролировать качество работ, далее, возможно, обслуживать этого клиента и т. п. По продаже товаров, в принципе тоже есть своя цепь событий — закупить товар, хранить на складе или в магазине, упаковать и доставить со склада или просто продать в магазине. Иными словами, в каждом бизнесе есть некая цепь событий, которая завершается получением клиентом то, за чем он к вам обратился. Это и есть производственный процесс в вашем бизнесе.

Их может быть несколько. Если вы оказываете несколько разных услуг, производственные процессы по оказанию каждой из услуг могут быть разные. Не обязательно, но могут, по крайней мере в каком-то отдельно взятом нюансе. Если вы продаете товары — тоже. Допустим, мелкие товары из интернет-магазина вы можете доставлять курьером, а габаритные — транспортной компанией. Или вы можете продать ручку для двери, и клиент сам ее установит, а можете продать дверь, что подразумевает еще и ее установку клиенту. Надеюсь понятно, что производственные процесс, то есть то, как вы производите свою услугу (продажа физических товаров тоже можно считать услугой в какой-то степени, если идет обслуживание клиента) могут отличаться. И у вас должны быть четкие регламенты по всем типам производственных процессов (по крайней мере по самым важным, частым или приоритетным).

Мы говорим о том, что этот процесс, эта очередность событий должна быть регламентирована, понятна и прозрачна для сотрудников. Прописана черным по белому, если хотите, чтобы каждый понимал, что, как и когда надо делать. Только тогда сотрудники смогут правильно выполнять свою работу, особенно, если не все они в контакте друг с другом.

Что нужно, чтобы организовать производственный процесс в бизнесе?

А вот что:

• расписать все действия и задачи в производственном процессе;
• разделить действия, задачи и процессы между исполнителями;
• задать обязательные точки контроля по ходу работы;
• проработать стандарты качества для каждой задачи/процесса (об этом чуть позже)
• расписать «регламент производственного процесса»;
• подобрать и подключить нужные инструменты, сервисы и иные ресурсы, нужные для внедрения и работы этого регламента.

Стандарты качества работы

Если совсем просто, то речь о том, чтобы вы разработали стандарты качества, ниже которых нельзя опускаться. Чтобы не каждый сотрудник делал «как смог», а так, как положено в компании. Тот, кто не сможет так, должен уйти, и все – думаю, вы понимаете.

Я не говорю, что вы с самого первого дня должны поднять свои стандарты до самых небес. Нужно, конечно, быть объективным, но стандарты должны быть едины. Иначе у вас будут проблемы не только с клиентами (что логично, если кому-то сделали лучше, а кому-то хуже), но и с сотрудниками и управлением. Ведь кто-то будет делать хуже, но зато быстрее. А кто-то медленнее, но зато очень хорошо. И кто будет более результативным сотрудником тогда? Вот поэтому, вы должны проработать стандарты качества, и когда все будут им соответствовать, то тот, кто сделает быстрее, значит, эффективнее работает :-).

Распишите все: как продавец должен общаться с покупателями, как диспетчер должен отвечать на звонки, как мастера должны выполнять заказ (не имеется в виду техническая часть работы), как курьер должен представиться и попрощаться с клиентом, как менеджер должен реагировать на жалобу, с какими словами рекламщик должен раздавать листовки у метро, как администратор должен отвечать на электронные письма и заявки с сайта…. Расписать нужно все, абсолютно все. И подробнейшим образом.

Стандарты и правила работы

Здесь мы говорим о том, что можно и чего нельзя. Нужно четко и ясно донести до сотрудников, что разрешено делать, а чего не допускается. Не нужно, конечно, «закручивать гайки», эти времена прошли и с сегодняшним поколением так дело не пойдет, но разумные правила естественно должны быть!

Распишите регламент, который до каждого сотрудника наглядным и понятным образом донесет, что в компании не приветствуется, а что наоборот, поощряется.

Инструкции, регламенты, чек-листы и образцы для работы

Выполнение каждой задачи должно быть регламентировано и систематизировано. Должны быть инструкции, как выполняется та или иная задача, должны быть чек-листы, чтобы любой, в том числе самый опытный работник мог проверить себя, правильно и полностью ли все сделал (ведь никто не застрахован от ошибок), должны быть шаблоны и образцы работ, заполнения документов, упаковки товаров, расположения на складе или в магазине и т. д. Иначе вы замучитесь каждому повторять одно и то же, поверьте:-). Лучше их один раз сделать, они вам в будущем много времени сэкономят.

Но хочу предостеречь начинающих предпринимателей: если у вас нет опыта, и сами плохо представляете все это в идеальном варианте, не стоит это делать сейчас в самом начале. Лучше сделаете потом, как уже устаканится процесс, и выработается понимание, как правильно и эффективнее все делать.

Но для организации бизнеса это очень важно. Поможет вам не только в работе с настоящими вашими сотрудниками, но еще больше систематизирует ваш бизнес и сильно облегчить работу при приеме на работу новых исполнителей.

Принципы эффективного управления

Руководитель должен анализировать ситуацию, прогнозировать стратегию и управлять ее реализацией. Подчиненный должен реализовывать решение руководителя. Поэтому, основными принципами эффективного управления являются определенные качества руководителя — профессионализм, организованность и порядочность. Так как ему приходится решать проблемы из любой сферы организации.

Подчиненный, в свою очередь, должен быть исполнительным, инициативным, честным, порядочным и стремящийся к продвижению по службе.

Стили управления коллективом

Можно выделить 6 основных стилей управления персоналом, каждый из которых имеет как свои плюсы, так и минусы:

1. Командный стиль — незамедлительное подчинение сотрудников в основном в приказном тоне. Этот стиль помогает держать сотрудников под контролем, мотивировать их дисциплиной и санкциями. Он целесообразен в критических ситуациях, когда риски очень велики при малейшей ошибке. Но при этом сотрудники не развиваются, ничему не учатся, в коллективе царит недовольство, что приведет к фрустации.
2. Авторитарный стиль подразумевает выстраивание стратегии развития и создание перспектив для подчиненных. Руководитель ведет себя строго, но справедливо и четко направляет сотрудников, в каком направлении развиваться, показывая на своем примере чего можно достичь. Минусом такого стиля является то, если сотрудники не доверяют руководителю, они просто не пойдут за ним. Кроме того, подчиненные работают только по пошаговым инструкциям, поэтому имеют низкую квалификацию.
3. Партнёрский стиль управления работой сотрудников подразумевает создание гармоничных отношений, отсутствие конфликтов и мотивация хорошего настроения. Такой стиль отлично работает, если его комбинировать с другими стилями. Так как партнерство не повышает производительность труда. Этот стиль хорош только в тех случаях, когда нужна помощь или совет, при разрешении конфликтов.
4. Демократический стиль призван вовлекать сотрудников в процесс работы и поддерживать взаимопонимание в коллективе. Этот стиль эффективен, когда сотрудники работают в команде, стремятся вместе к одной цели и имеют достаточно опыта, чтобы каждому можно было доверить определенную задачу. Единственный минус такой организации управления персоналом заключается в том, что подчиненных постоянно нужно организовывать, направлять, курировать и проводить достаточно часто совещания.
5. Стиль руководства под названием «задающий ритм» — выполнение работы так же хорошо, как ее выполняет сам руководитель. Этот стиль подразумевает самоорганизацию сотрудников и желание выполнять работу на высочайшем уровне по примеру руководителя. Неэффективен в тех случаях, если нужна помощь третьей стороны или дополнительное обучение и координация.
6. Стиль «коуча» — постоянное профессиональное развитие сотрудников, вдохновение, поиск и развитие сильных сторон. Это мотивирует сотрудников, но в то же время такой стиль управления будет бесполезен, если подчиненные ленивы. Не каждый имеет желание и силы работать над собой ежедневно.

Как управлять коллективом и какой стиль выбрать? Скорее всего, эффективность управления персоналом зависит не только от стиля и методов управления, но и от личных качеств подчиненных. Поэтому, в зависимости от разных ситуаций, нужно комбинировать разные стили управления.

Система управления сотрудниками включает в себя не только стили, но и методы управления.